// IT PODRŠKA · NOTARI · BANJA LUKA
IT podrška za notarske kancelarije u Banjaluci.
Arhiva isprava i upisnika koja mora biti dostupna godinama, tačno onakva kakva je potpisana; backup koji se svaki mjesec probno vraća; pristupi za notara, zamjenika i saradnike s imenom i prezimenom; zaštita emaila kojim stižu nacrti ugovora. Za notarske kancelarije u Banjaluci s 2 do 15 zaposlenih. Fiksna mjesečna naknada od 50 KM, pisani SLA.
// nazovite, javlja se Boris - ne centrala
// ŠTA JE NA KOCKI
Notarska isprava vrijedi samo ako je za deset godina ista kao danas.
Notar ne čuva dokumente, nego dokaze. Isprava koja se za pet godina ne može naći, ili se nađe u verziji za koju niko ne može reći da je ona potpisana, nije IT problem nego problem javne vjere. A javna vjera je jedino što notarska kancelarija prodaje.
Notarske kancelarije su male i zato ranjive na jednostavne stvari: skenirana arhiva na jednom računaru „koji nikad nije zakazao“, upisnik koji se vodi u programu bez backupa baze, nacrti ugovora koji stižu na email bez MFA, i lozinka koju znaju svi u kancelariji uključujući i one koji više ne rade tu.
IT podrška za notare zato znači: svaka isprava i svaki upisnik postoje na tri mjesta, jedno od njih van kancelarije, s mogućnošću da se dokaže da nisu mijenjani; svaki pristup ima ime; i neko odgovara kad nešto stane, u roku koji piše u ugovoru.
// ŠTA RADIMO ZA NOTARSKE KANCELARIJE
Pet stvari koje notarska kancelarija mora imati. Mi ih držimo.
Postavljeno jednom, bez prekida rada, provjeravano svaki mjesec.
01
Arhiva koja se ne mijenja
Skenirane isprave i upisnici idu u arhivu u kojoj se verzije ne mogu prepisati ni obrisati, s kopijom van kancelarije. Za svaki fajl se može pokazati kad je nastao i da od tada nije mijenjan.
02
Backup upisnika i programa s testom vraćanja
Baza notarskog programa, dokumenti i email kopiraju se svaki dan na server, odvojeni uređaj i van kancelarije. Jednom mjesečno vraćamo nasumičnu ispravu i mjerimo koliko traje. Backup koji nikad nije vraćen ne postoji.
03
Pristupi s imenom i prezimenom
Notar, zamjenik, pomoćnik, administracija - svako svoj nalog, svako vidi ono što mu treba. Odlazak iz kancelarije znači gašenje svih pristupa isti dan, po listi koju držimo za vas.
04
Zaštita emaila i računara
MFA na svakom nalogu, filter za lažne poruke koje se predstavljaju kao stranka, banka ili sud, EDR zaštita na svakom računaru, šifrovani laptop ako se isprave nose van kancelarije.
05
Održavanje, dokumentacija i plan za incident
Ažuriranja u fiksnom terminu van radnog vremena. Mapa sistema, popis pristupa, gdje je zadnji backup, ko koga zove kad nešto stane. Napisano, potpisano i vaše ako odete.
// OBAVEZE
Rokovi čuvanja i tajnost su dio notarske službe, ne IT-a.
Propisi o notarskoj službi traže da notar vodi upisnike i čuva isprave uredno i propisano vrijeme, i da čuva tajnost onoga što je saznao u obavljanju službe. Ako su upisnici i isprave u elektronskom obliku, način na koji su zaštićeni i sačuvani dio je te obaveze. Program koji ih vodi nije oslobođen te odgovornosti time što „radi“.
Zakon o zaštiti ličnih podataka u BiH traži da lični podaci stranaka - a svaka isprava ih sadrži - budu zaštićeni od neovlaštenog pristupa, gubitka i uništenja. Agencija za zaštitu ličnih podataka može da izrekne kazne. Tehničke mjere su naš posao; pravila u kancelariji pišemo zajedno.
Većini notarskih kancelarija s 2 do 5 računara dovoljan je Osnovni paket uz arhivu koja se ne mijenja, a kancelarijama sa serverom Standard. Compliance paket - politika zaštite podataka, pristup po ulogama, plan za incident, godišnja revizija - postoji za one koji žele da to bude i napisano.
// IZ PRAKSE
Ista pravila kao u advokatskoj kancelariji, devet godina.
Ono što postavljamo notarima isto je što od 2017. držimo u Advokatskoj firmi Sajić, jednoj od vodećih advokatskih kancelarija u Banjaluci: server i mreža pod nadzorom, backup s probnim vraćanjem, pristupi po ulogama, zaštita emaila i radnih stanica, plan za incident. Od tada nijedan izgubljen dokument, nijedan uspješan upad, nijedan radni dan izgubljen zbog sistema.
Najčešći nalaz u malim kancelarijama koje rade s ispravama: arhiva na jednom disku, bez kopije van kancelarije, i jedna lozinka za sve. Obje stvari se rješavaju u prvom mjesecu.
// CIJENA
Koliko košta IT podrška za notarsku kancelariju?
Kancelarija s 2 do 5 računara i bez servera stane u Osnovni paket: 50 do 250 KM mjesečno, uz nadzor backupa, EDR zaštitu i podršku emailom, odziv do 8 sati. Kancelarija sa serverom i više saradnika ide u Standard: 400 do 600 KM, upravljanje serverom, odziv do 4 sata.
Konačna ponuda dolazi nakon besplatne provjere, kad znamo gdje su vam isprave i kako danas radi backup. Ugovor na 12 mjeseci, izlaz uz 3 mjeseca otkaza, uvođenje jedna mjesečna naknada jednokratno.
// ČESTA PITANJA NOTARA
Ono što notari pitaju prije poziva.
Mala smo kancelarija, tri računara. Da li se to isplati?
- Osnovni paket od 50 KM mjesečno je napravljen za 1 do 5 računara. Za tu cijenu dobijate nadzor backupa, zaštitu svakog računara, ažuriranja i podršku emailom - i nekoga ko odgovara kad nešto stane. Besplatna provjera vrijedi i za tri računara.
Kako dokazujem da skenirana isprava nije mijenjana?
- Arhivu postavljamo tako da se fajl, jednom odložen, ne može prepisati ni obrisati, a za svaki se čuva otisak (hash) i vrijeme nastanka. To ne zamjenjuje papirni original tamo gdje ga propis traži, ali daje odgovor na pitanje da li je elektronska kopija ona prava.
Da li održavate notarski program?
- Održavamo sve na čemu radi: računar ili server, bazu, backup baze, pristupe i ažuriranja sistema. Nove verzije instaliramo u dogovoru s proizvođačem programa, van radnog vremena, s backupom prije toga.
Šta se dešava kad saradnik napusti kancelariju?
- Isti dan gasimo sve njegove pristupe po listi koju držimo za vašu kancelariju: email, računar, arhiva, program. Vi javite, ostalo je naša lista. Zajednička lozinka „za sve“ prestaje da postoji u prvom mjesecu.
Koliko brzo se javljate?
- U Osnovnom paketu do 8 sati, u Standardu do 4 sata, radnim danom, zapisano u SLA-u. Hitni slučajevi za klijente pod ugovorom idu telefonom, uvijek.
Šta obuhvata besplatna provjera za notarsku kancelariju?
- Šezdeset minuta u kancelariji: 15 minuta razgovora, 35 minuta provjere 20 tačaka - arhiva i backup, zadnji uspješan povratak, pristupi, MFA, lozinke, bivši saradnici - i 10 minuta nalaza. Izvještaj na jednoj strani u roku 24 sata. Ništa ne instaliramo i ništa ne mijenjamo.
Pročitajte i: IT podrška za advokatske kancelarije · Besplatna provjera IT sigurnosti · IT partner: paketi i cijene · Kontakt
// JAVITE SE
Nazovite, pišite na Viber ili ostavite broj.
// radnim danima · Banja Luka
// ILI OTVORITE KANAL
Poruke pregledam dva puta dnevno, u 08 i 17h - odgovor u roku jednog radnog dana. Hitni slučajevi za klijente pod ugovorom: telefonom, uvijek.